Ohne gute Mitarbeitende kann kein Unternehmen lange erfolgreich sein. In Krisenzeiten kann es aber nötig sein, Personalkosten zu senken, um weiterzubestehen. Wie Sie am besten vorgehen und wo Sie Einsparungen machen können – wir haben ein paar Tipps für Sie.
Wenn Unternehmen Einsparungen machen wollen, wandert der Blick oft zu den Personalkosten. Das sollte auch nicht verwundern, denn mit 30 bis 40 % sind sie meist der grösste Kostenblock einer Firma. Im Dienstleistungssektor können sie oft sogar auf über 80 % kommen. Dabei teilen sie sich in direkte und indirekte Personalkosten auf.
Zu den direkten Personalkosten gehören:
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das Gehalt selbst,
- die Arbeitgeberanteile der Sozialversicherungen,
- Schulungskosten,
- freiwillige Leistungen, wie z. B. die betriebliche Altersvorsorge.
Die indirekten Personalkosten setzen sich zusammen aus:
- der Miete für die Betriebsstätten,
- der Einrichtung und den Arbeitsgeräten,
- den Energiekosten,
- den Verbrauchsmaterialien.
Doch bevor man in blinden Aktionismus verfällt, sollte man sich einen Plan machen. Denn die Sparmassnahmen sollten wohl überlegt sein und gegen eventuell eintretende Konsequenzen abgewogen werden.
Überblick verschaffen
Bevor die Führungskraft den Rotstift ansetzt und jeden scheinbar unnötigen Kostenpunkt streicht, sollte sie sich einen Überblick über die Gesamtkosten verschaffen. Man sollte herausfinden, wie hoch der Anteil der Personalkosten an den Gesamtkosten ist, welche direkten und indirekten Personalkosten es genau gibt und wie hoch jeweils deren Kosten sind.
Sind die gesamten Personalkosten bekannt, kann die Führungskraft sich überlegen, in welchem Umfang Einsparungen nötig und möglich sind. Hier muss aber allen bewusst sein, dass diese Massnahmen bei den Mitarbeitenden auf Widerstand stossen werden – vor allem wenn direkte Personalkosten eingespart werden sollen.
Deshalb ist es sinnvoll, sich, noch bevor die Pläne an die Belegschaft gehen, juristischen Rat einzuholen. Nicht nur schafft man so eine gewisse Rechtssicherheit, man bekommt auch Argumente an die Hand, um angemessen auf die unausweichlichen Einsprüche der Betroffenen zu reagieren.
Optionen zur Einsparung abwägen
Je kleiner der empfundene Schaden für die Mitarbeitenden ist, desto einfacher kann man die Bedenken aus der Welt schaffen. So können z. B. Weiterbildungsmassnahmen so gelegt werden, dass sie an Wochenenden stattfinden, um Ausfallzeiten zu verhindern. Auch kann eine Rückzahlung der Kosten vereinbart werden, sollten Mitarbeitende innerhalb einer festgelegten Frist nach der Weiterbildung kündigen.
Durch das mittlerweile weit verbreitete Homeoffice können die Kosten für den Arbeitsplatz reduziert werden. Denn arbeiten nicht mehr alle dauerhaft vor Ort, können sich mehrere Mitarbeitende mit etwas Koordinationsaufwand einen Büroplatz teilen.
Reichen diese Massnahmen nicht aus, sollten im nächsten Schritt Überstunden durch Freizeit statt Geld abgegolten werden. Dies muss allerdings im Einklang mit dem Arbeitsvertrag und den Betriebsvereinbarungen von statten gehen.
In einem nächsten Schritt können dann freiwillige Leistungen wie z. B. die betriebliche Altersvorsorge, Essenszuschüsse, Betreuungsangebote oder Mitarbeiterrabatte gekürzt werden. Ab hier wird es allerdings gefährlich, denn diese Einschnitte können sich negativ auf das Employer Branding und die Mitarbeitenden Motivation auswirken.
Sollte das alles nicht reichen, können zur Not auch die Gehälter gekürzt werden. Dies ist allerdings nur möglich, wenn die betroffenen Mitarbeitenden zustimmen – man sollte also gute Argumente haben.
Als letzte Eskalationsstufe bleibt nur noch die Kündigung. Weil es Gift für die Motivation der verbleibenden Mitarbeitenden ist, sollte dazu aber nur gegriffen werden, wenn das Überleben des Unternehmens auf dem Spiel steht.
Für Unternehmen, die sich in einer die Existenz bedrohenden Situation befinden, gibt es noch die Möglichkeit Kurzarbeit für die Belegschaft zu beantragen, dann übernimmt der Staat einen Teil des entstehenden Lohnausfalls. Es müssen aber bestimmte Bedingungen, wie z. B. eine Wirtschaftskrise oder Pandemie, erfüllt sein.
Richtig einstellen
Im Optimalfall achtet man aber schon bei Neueinstellungen darauf, dass zu hohe Personalkosten erst gar nicht entstehen. So können z. B. wöchentliche Mindest- und Höchstarbeitszeiten vereinbart werden, innerhalb derer Mitarbeitende flexibel der Auftragslage entsprechend arbeiten.
Für einen temporär erhöhten Personalbedarf sollten Verantwortliche auf eine externe Unterstützung zurückgreifen. Diese stellt nicht nur kurzfristig Personal zur Verfügung, sie übernimmt auch die Auswahl und tauscht falls nötig ungeeignete Mitarbeitende aus. Sind über einen kürzeren Zeitraum Experten gefragt, kann es sich lohnen direkt mit Freiberuflern zusammenzuarbeiten.
Mit Vorsicht zu geniessen
Welche Massnahmen Sie auch ergreifen, seien Sie vorsichtig und vor allem übertreiben Sie es nicht mit den Einsparungen, sonst rennen Ihnen eventuell die guten, qualifizierten und motivierten Leute weg. Denn eine Sache dürfen Sie auf keinen Fall vergessen: In der Schweiz befinden wir uns aktuell in einem Arbeitnehmermarkt und passende Talente sind nicht immer einfach zu finden.
Mehr zu Ihren Möglichkeiten Kosten zu sparen und zu unseren Dienstleistungen finden Sie unter adecco.ch/services.