Sans de bons collaborateurs, aucune entreprise ne peut réussir sur le long terme. En période de crise, il peut toutefois être nécessaire de réduire les frais de personnel pour pouvoir garder la tête hors de l'eau. Comment procéder au mieux et où faire des économies : nous avons quelques conseils pour vous.
Lorsque les entreprises veulent faire des économies, leur regard se porte souvent sur les frais de personnel. Cela ne devrait pas être surprenant, car avec 30 à 40 %, ils représentent généralement le plus gros poste de dépenses d'une entreprise. Dans le secteur des services, ils peuvent même souvent dépasser les 80 %. Ils se répartissent en frais de personnel directs et indirects.
Les coûts directs de personnel comprennent :
- le salaire lui-même,
- les cotisations employeurs de sécurité sociale,
- les frais de formation,
- les prestations volontaires, comme par ex. l'assurance vieillesse professionnelle.
Les coûts indirects de personnel comprennent :
- le loyer des sites d'exploitation,
- l'aménagement et les outils de travail,
- les coûts énergétiques,
- les fournitures.
Mais avant d'adopter aveuglément une ligne de conduite, il faut établir un plan. En effet, les mesures d'économie devraient être mûrement réfléchies et les conséquences qui pourraient en découler évaluées.
Obtenir une vue d'ensemble
Avant d'utiliser le crayon rouge et de supprimer chaque poste de dépense apparemment inutile, le responsable doit avoir une vue d'ensemble des coûts totaux. Il convient de déterminer quelle est la part des frais de personnel dans les coûts totaux, quels sont exactement les frais de personnel directs et indirects et à combien s'élèvent leurs coûts respectifs.
Une fois les coûts totaux de personnel connus, le responsable peut se demander dans quelle mesure des économies sont nécessaires et possibles. Mais il faut ici être conscient que ces mesures se heurteront à la résistance des collaborateurs, surtout s'il s'agit d'économiser des frais de personnel directs.
C'est pourquoi il est judicieux de demander un conseil juridique avant même que les plans ne soient soumis au personnel. Cela permet non seulement de créer une certaine garantie légale, mais également de disposer d'arguments pour réagir de manière appropriée aux inévitables oppositions des personnes concernées.
Évaluer les options pour faire des économies
Plus le préjudice ressenti par les collaborateurs est faible, plus il est facile d'éliminer les doutes. Ainsi, par ex. les mesures de formation continue peuvent être programmées de manière à ce qu'elles aient lieu le week-end afin d'éviter les temps morts. Il est également possible de convenir d'un remboursement des frais si les collaborateurs annulent dans un délai fixé après la formation.
Le travail à domicile, désormais largement répandu, permet de réduire les coûts liés au lieu de travail. En effet, si tout le monde ne travaille plus en permanence sur place, plusieurs collaborateurs peuvent se partager un bureau moyennant un peu de coordination.
Si ces mesures ne suffisent pas, l'étape suivante doit consister à compenser les heures supplémentaires par du temps libre plutôt que par de l'argent. Toutefois, cela doit se faire en accord avec le contrat de travail et les accords d'entreprise.
L'étape suivante consiste à réduire les prestations volontaires telles que l'assurance vieillesse professionnelle, les indemnités de repas, les services de garde ou les rabais accordés aux collaborateurs. Mais c'est à ce moment que les choses deviennent dangereuses, car ces réductions budgétaires peuvent avoir un impact négatif sur l'image de marque de l'employeur et la motivation des collaborateurs.
Si tout cela ne suffit pas, les salaires peuvent être réduits si nécessaire. Cela n'est toutefois possible que si les collaborateurs concernés sont d'accord. Il faut donc avoir de bons arguments.
La dernière étape de l'escalade est le licenciement. Comme cela donnera un coup à la motivation des collaborateurs restants, il ne faut y recourir que si la survie de l'entreprise est en jeu.
Pour les entreprises qui se trouvent dans une situation menaçant leur existence, il existe encore la possibilité de demander le chômage partiel pour le personnel, l'État prenant alors en charge une partie de la perte de salaire qui en résulte. Cependant, certaines conditions doivent être remplies, comme une crise économique ou une pandémie.
Avoir la bonne attitude
Dans le meilleur des cas, il faut veiller à éviter des frais de personnel trop élevés dès le recrutement. Ainsi, par ex. des horaires de travail hebdomadaires minimaux et maximaux peuvent être convenus, au sein desquels les collaborateurs travaillent de manière flexible en fonction de la situation du contrat.
En cas d'augmentation temporaire des besoins en personnel, les responsables devraient recourir à un soutien externe. Celui-ci ne se contente pas de mettre du personnel à disposition à court terme, il se charge également de la sélection et, si nécessaire, remplace les collaborateurs qui ne conviennent pas. S'il existe un besoin d'experts sur une période plus courte, il peut être intéressant de travailler directement avec des indépendants.
À utiliser avec précaution
Quelles que soient les mesures que vous prenez, soyez prudent(e) et, surtout, ne réalisez pas trop économies, sinon vous risquez de voir partir les personnes qualifiées et motivées. Car il y a une chose que vous ne devez en aucun cas oublier : en Suisse, nous nous trouvons actuellement sur un marché de travailleurs et il n'est pas toujours facile de trouver les talents adéquats.