In Zeiten des Fachkräftemangels passiert es immer häufiger, dass Stellen über längere Zeiträume unbesetzt bleiben. Falls Sie jetzt denken, solange der Laden läuft, braucht es keine Eile und man kann nebenbei noch Personalkosten sparen, liegen Sie falsch. Denn eine freie Stelle kostet mehr als Sie an Personalkosten sparen.
Die Annahmen, dass durch unbesetzte Stellen Budgeteinsparungen gemacht werden können, ist vor allem in Personalabteilungen weit verbreitet. Aus ihrer Perspektive werden lediglich der gegenwärtige Status Quo erhalten und damit im Vergleich zu vorher sogar noch Einsparungen gemacht.
Leider ignoriert diese Denkweise, dass ohne Mitarbeitende keinerlei Geschäfte zustande
kommen können. Schliesslich erwirtschaften alle in einem Unternehmen einen bestimmten Anteil am Unternehmensumsatz. Fällt jemand weg, fehlt damit auch der Anteil am Gesamterfolg. Und genau dieser Ansatz liegt dem Konzept der Cost of Vacancy zu Grunde.
Zusammensetzung
Diese besteht neben dem direkten Anteil am Unternehmensumsatz vor allem aus nicht exakt bezifferbaren Komponenten. Die Grösse des Anteils am Umsatz lässt sich relativ leicht aus den jeweiligen Kennzahlen ermitteln. Es sind aber die nicht-monetären Auswirkungen, die wirklich eine Gefahr für ein Unternehmen darstellen. Denn diese haben negative Folgen für einzelne Mitarbeitende, das ganze Team und folglich auch für die Kunden sowie das gesamte Unternehmen.
Fehlen Arbeitskräfte verlangsamen sich alle Prozesse – von weniger Kundentelefonaten bis zum Monatsabschluss. Um das zumindest kurzfristig auffangen zu können, wird die Arbeit auf die verbleibenden Mitarbeitenden verteilt und der Workload erhöht. Solange dieser Zustand nur temporär ist, vielleicht ein paar Wochen anhält, ist die Gefahr schwerwiegender Schäden noch relativ niedrig. Hält die erhöhte Arbeitsbelastung allerdings an, lassen sich Schäden über kurz oder lang nicht vermeiden.
Schon wenn es zu reaktivem Arbeiten kommt und man sich nur noch um das nächstgrösste Feuer kümmert, bleibt jedes innovative Potenzial auf der Strecke. Und schlimmer: dieser Zustand wird sich auf die Arbeitsleistung auswirken – es kommt zu Stress, Frust und die Motivation aller sinkt. Aus dieser Triade der Ineffizienz folgen krankheitsbedingte Ausfälle und letztlich eine erhöhte Fluktuation.
Noch mehr unbesetzte Stellen, noch mehr Arbeitsbelastung, noch langsamere Prozesse und folglich noch mehr Ausfälle. Das bleibt natürlich nicht lange unbemerkt und die Aussenwirkung auf Kunden sowie potenzielle Mitarbeitende nimmt Schaden. Damit bleiben Stellen dann noch länger unbesetzt – Sie geraten in eine Abwärtsspirale.
Berechnung
Die genaue Höhe der Cost of Vacancy zu berechnen ist dabei eine komplexe Aufgabe. Zu viele Faktoren spielen hier eine Rolle, für die nicht immer ein genauer monetärer Gegenwert beziffert werden kann. Als Faustregel gilt aber, dass eine unbesetzte Stelle nach 83 Tagen so viel kostet wie das jeweilige Bruttojahresgehalt.
Zur genaueren Berechnung hat die Harvard University eine Formel entwickelt, der in der Fachwelt eine hohe Plausibilität zugesprochen wird:
Dabei steht:
- Das Jahresgehalt für das Bruttojahresgehalt, welches in der Position verdient wird.
- Die durchschnittliche Anzahl an Arbeitstage pro Jahr.
- Der Faktor für den Beitrag, den die Stelle zum Unternehmensumsatz leistet. Dieser geht von 1 (wenig direkter Beitrag) bis 3 (viel direkter Betrag).
- Die Time to Hire für den durchschnittlichen Zeitraum, in dem die Stelle neu besetzt werden kann.
Zur Verdeutlichung am Beispiel einer Content Managers in Zürich: An im Durchschnitt 254 Arbeitstagen in Zürich im Jahr 2021 hat er 90'000 CHF verdient und er wird mit dem Faktor 2 gewichtet, weil er Kunden zwar selbstständig betreut und bearbeitet aber keine neuen Kunden gewinnt. Zusätzlich gehen wir davon aus, dass es 100 Tage dauert die Stelle neu zu besetzen. Hieraus folgt:
Das heisst, dass diese Stelle unbesetzt das Unternehmen nach nur 100 Tagen über zwei Drittel von dem kostet, was sie in einem Jahr besetzt kosten würde.
Implikationen
Der Cost of Vacancy erfüllt gleich zwei Zwecke. Zunächst ermöglicht er es unterschiedliche Vakanzen gegeneinander aufwiegen und priorisieren – auch wenn der Cost of Vacancy nicht unbedingt der einzige Faktor sein sollte.
Viel wichtiger ist aber, aus diesem Wert können Sie im nächsten Schritt das Budget für das Recruiting ableiten. Damit dient er zur Orientierung, wie viel in Recruiting-Massnahmen investiert werden sollte – von einfachen Stellenanzeigen bis zum Einsatz eines externen Headhunters.
Fazit
Unbesetzte Stellen kosten also nicht nur Geld, Sie riskieren auch den Betriebsfrieden, die Kundenzufriedenheit und letztlich, sollten Sie alle Warnzeichen ignorieren, das Unternehmen – man könnte schon fast von den «Risks due of Vacancy» sprechen.
Falls Sie also noch nie Probleme durch Vakanzen hatten, schulden Sie Ihren Mitarbeitenden ein riesiges Danke für den Einsatz. Denn meistens sind es Ihre Mitarbeitenden, die Managementfehler auffangen und den Laden am Laufen halten!
Haben Sie eine Stelle zu besetzen?