Man kann nicht alles können und schon gar nicht gut. Das gilt auch für Unternehmen. Deshalb ist Outsourcing zu einem florierenden Geschäft geworden, ohne das unsere moderne Welt kaum aufrecht zu erhalten wäre – zumindest aber würden viele Firmen in ihrer heutigen Form aufhören zu existieren. Wenn Ihnen dieses Schicksal erspart bleiben soll, sind Sie hier richtig.
Outsourcing setzt sich aus den englischen Begriffen «outside», «resource» und «using» zusammen und genau darum geht es auch, die Nutzung von Ressourcen ausserhalb des eigenen Unternehmens. Dabei werden einzelne Aufgaben oder ganze Strukturen an einen externen Dienstleister vergeben, um die fehlende interne Expertise auszugleichen. Die Evergreens für Outsourcing sind dabei der Kundenservice, die Buchhaltung, Steuerberatung, IT und das Marketing.
Natürlich könnten sich Unternehmen die Expertise auch intern aufbauen, doch stehen die Kosten für Mitarbeitende oder ganze Abteilungen in keinem Verhältnis zu dem, was das Outsourcing kosten würde. Denn ist den allermeisten Fällen ist Outsourcing die günstigste Alternative.
Für Jeden das Richtige
Dennoch ist Outsourcing nicht gleich Outsourcing, sondern teilt sich in unterschiedliche Kategorien auf:
Beim Application Service Providing (ASP) werden einem Unternehmen Programme inkl. einem Datacenter zur Verfügung gestellt. So kann eine Software benutzt werden, ohne dass sie auf den internen Computern installiert werden muss. Oft umfasst dieser Service auch die Wartung, Verarbeitung und Datensicherung.
Mit dem Business Process Outsourcing (BBO) wird ein gesamter Geschäftsprozess ausgelagert. Vor allem Bereiche, die spezielles Knowhow benötigen, wie z.B. das Finanz- und Rechnungswesen, werden extern vergeben, um sich besser auf das jeweilige Kerngeschäft konzentrieren zu können.
Das Business Transformation Outsourcing (BTO) kombiniert Outsourcing und Unternehmensberatung. Dabei übernimmt ein externer Dienstleister das Geschäft und optimiert sowie transformiert die Prozesse.
Vom Complete Outsourcing spricht man bei einer umfassenden Auslagerung ganzer Unternehmensbereiche. Dabei werden ganze Abteilungen, wie z.B. das Personalwesen, an einen Dienstleister übergeben, oft inkl. der Mitarbietenden.
Mittels Managed Services werden die kompletten Informations- und Kommunikationsbereiche eines Unternehmens an einen Dienstleister übergeben.
Das Outtasking beschreibt das Übertragen einzelner, klar definierten Aufgaben an einen externen Anbieter. Dabei handelt es sich oft um neue Websites, Software-Entwicklung oder auch das Recruiting neuer Mitarbeitenden.
Beim Offshore-Outsourcing (Offshoring) werden Prozesse ins Ausland verlagert, um Kosten einzusparen. Hier finden sich meist günstigere Produktions- und Lohnkosten als auf dem Heimatmarkt.
Wer sich für Out-Servicing entscheidet, lagert den Kundenservice an spezielle Callcenter oder Wartungscenter aus.
Durch Transitional Outsourcing können Phasen überbrückt werden, in denen ein Bereich umgestellt wird, ohne, dass es zu einem Stillstand kommt. Dazu werden die betroffenen Prozesse für diesen Zeitraum an einen externen Anbieter übergeben.
Was gilt es zu beachten
Doch bevor Sie jetzt schon ans Outsourcen denken, sollten Sie nochmal einen Schritt zurückgehen, denn hier gibt es einiges zu beachten. So sind eine Recherche und Analyse der potenziellen Partner unerlässlich, um eine konstruktive Zusammenarbeit zu gewährleisten. Fragen Sie sich: Wer passt ins Budget? Wie gut ist die Kommunikation? Und wie gut ist die Chemie?
Doch nicht nur die Partner sollten mit Bedacht gewählt werden, auch die Auswahl der auszulagernden Prozesse und Aufgaben darf nicht leichtfertig getroffen werden. Es muss sich immer ein Mehrwert für das eigenen Unternehmen ergeben.
Wurden die richtigen Vorbereitungen getroffen, kommt man in den Genuss der Vorteile, die Outsourcing mit sich bringen:
Durch die Spezialisierung der Dienstleister und Zulieferer können sie oft Skaleneffekte nutzen, was zu Kostenreduktion im Vergleich zur Fertigung vor Ort führt.
Die Auslagerung an spezialisierte Dienstleister kann obendrein zu einer Qualitätssteigerung führen, sofern Sie Ihre Partner sorgfältig ausgewählt haben.
Hinzu kommt ein Zeitgewinn, weil neue Fähigkeiten nicht mehr zeitintensiv gelernt werden müssen.
Dieser lässt sich dann nutzen, um sich voll auf die Kernkompetenzen zu konzentrieren.
Natürlich ist Outsourcing kein Heilsbringer, sondern kann auch einige Nachteile mit sich bringen:
Der wahrscheinlich grösste ist die Abhängigkeit, in die man sich begibt. So kann der externe Betrieb ins Straucheln geraten, wodurch es zu teuren Verzögerungen und Ausfällen kommt.
Auch kann die Vertragsbindung zu Problemen führen, wenn sie eine lange Laufzeit haben. So können sie den z.B. Wechsel zu einem günstigeren Anbieter erschweren.
Durch die enge Zusammenarbeit muss eine ganze Reihe interner Informationen ausgetauscht werden, von denen viele weder für die Öffentlichkeit noch Konkurrenz gedacht sind. Dies kann den Datenschutz erschweren und Pannen können weitreichende Folgen haben.
Neben Datenverlust kann es auch zu Wissensverlust kommen. Werden Prozesse extern vergeben, nimmt man den eigenen Mitarbeitenden die Chance, sich in diesen Bereichen weiterzubilden. Zudem geht alles Wissen, das ein externer Anbieter gesammelt hat, verloren, sobald man den Auftrag beendet.
Nicht übereilen
Die Entscheidung für oder gegen Outsourcing ist immer eine Einzelfallentscheidung und sollte auf keinen Fall leichtfertig getroffen. Denn auch wenn die Vorteile verlockend klingen, ohne eine durchdachte Strategie laufen Sie Gefahr, dass die Nachteile überwiegen könnten.
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